Főoldal > Megoldások > GS1 eCom > EDI 10 lépésben

Az EDI bevezetése 10 lépésben


Ten steps of GS1 eCom implementation (English)

E honlap célja, hogy segítséget nyújtson a GS1 eCom szabványokon alapuló elektronikus adatcsere (EDI) bevezetését tervező vállalatoknak – a sikeres bevezetés és az EDI által nyújtott előnyök kihasználása érdekében.


1. Azonosítsuk az üzleti folyamatot, amelyben be akarjuk vezetni az EDI-t
2. Bizonyosodjunk meg a vállalat felső vezetésének EDI bevezetése iránti elkötelezettségéről
3. Lépjünk kapcsolatba a helyi GS1 Tagszervezettel (GS1 Magyarország Zrt.)
4. Bizonyosodjunk meg róla, hogy vállalatunk tagja a GS1-nek és rendelkezik cégprefixszel (vagyis GS1 Rendszerhasználó)
5. Ismerjük meg a GS1 eCom szabványokat 
6. Vizsgáljuk meg, melyik szabványra van szükségünk
7. Ellenőrizzük a GS1 Magyarországnál, hogy létezik-e magyarországi vagy szektorspecifikus profilja az EDI üzeneteknek 
8. Végezzünk gap analízist (rés elemzést) a cserélni kívánt adatok és a szabványos üzenetek vagy üzenetprofilok adattartalma között
9. Egyeztessük a törzsadatokat kereskedelmi partnerünkkel
10. Kezdjük el az adatcserét a GS1 eCom szabványok használatával


1. Azonosítsuk az üzleti folyamatot, amelyben be akarjuk vezetni az EDI-t

A GS1 eCom szabványok az ellátási lánc számos üzleti folyamatát támogatják: a Megrendeléstől a Szállításon át a Fizetésig. A folyamatok elektronikus adatcserével (EDI) történő támogatásához különböző üzenet típusokra van szükség.
Ezért, mielőtt belevágunk a GS1 eCom szabványok bevezetésébe, választ kell adnunk az alábbi kérdésekre:

  • Mely üzleti folyamat(ok) EDI-vel történő támogatását tervezzük?
  • Milyen adatokat cseréjére van szükség ezekben a folyamatokban?
  • Mely üzleti partnereink fogják küldeni vagy fogadni ezeket az adatokat?

A GS1 eCom szabványok számos szektor számára nyújtanak megoldást ugyanazokkal az elektronikus üzenetekkel. Mindezt az általános eCom üzenetekhez készített üzenetprofilok segítségével érik el, melyeket például speciálisan az élelmiszeripar, szórakoztató elektronika, textilipar stb. igényei szerint alakítottak ki. Ezért a szektor-specifikus tényezőket szintén figyelembe kell venni az üzleti folyamatok vizsgálata során.
Ezen kívül egyes országokban a felhasználói közösségek saját üzenetprofilokat hozhatnak létre a helyi üzleti gyakorlatnak és jogszabályi környezetnek megfelelően (lásd. a 7. lépést)


2. Bizonyosodjunk meg a vállalat felső vezetésének EDI bevezetése iránti elkötelezettségéről

A vállalat vezetésének elkötelezettsége kritikus tényező a sikeres bevezetés szempontjából, mivel csak a menedzsment képes allokálni a szükséges emberi és pénzügyi erőforrásokat.
A menedzsment számára láthatóvá kell tenni a GS1 eCom alapelveit és előnyeit. Tudniuk kell, hogy az EDI, illetve a GS1 eCom szabványok bevezetése segíthet a kereskedelmi partnerek elégedettségének és a szolgáltatási színvonal növelésében, serkentheti az ellátási lánc hatékonyságát, csökkentheti a költségeket és a készleteket.
 

3. Lépjünk kapcsolatba a helyi GS1 Tagszervezettel (GS1 Magyarország Zrt.)

Keressük meg a GS1 Magyarországot (www.gs1hu.org), illetve annak GS1 eCom szakértőjét, és kérjünk segítséget a szabványos EDI üzenetek bevezetésével kapcsolatban. A GS1 Magyarország közvetlen kapcsolatban áll más GS1 Tagszervezetekkel, illetve azok eCom szakértőivel, így nemzetközi kereskedelmi kapcsolatok esetén is segítséget tud nyújtani. Több mint 100 GS1 Tagszervezet működik világszerte, melyek 140 ország több mint 1 millió vállalata számára nyújtanak szolgáltatásokat.
 

4. Bizonyosodjunk meg róla, hogy vállalatunk tagja a GS1-nek, és rendelkezik cégprefixszel (vagyis GS1 Rendszerhasználó)

A GS1 Azonosító Kulcsok minden GS1 szabványba beépülnek, legyen szó fizikai termékáramlásról (pl. megjelennek a vonalkódokban) vagy az üzleti adatok áramlásáról. Nélkülük a GS1 eCom szabványok sem használhatók.
A GS1 Azonosító Kulcsokat az ún. GS1 Cégprefixből képezzük, melyet a GS1 Tagszervezettől (hazánkban GS1 Magyarország) lehet igényelni.
Az alábbi GS1 Azonosító számokat képezhetjük a GS1 Cégprefixekből:

  • GLN – Global Location Number: szervezeteket és fizikai helyeket azonosít (minden GS1 eCom üzenetben használjuk)
  • GTIN – Global Trade Item Number: termékeket és szolgáltatásokat azonosít (minden GS1 eCom üzenetben használjuk)
  • Néhány más azonosító kulcs is létezik, melyeket speciális alkalmazásokban használhatunk (pl. logisztikai egységek vagy tárgyak azonosítására)

Amennyiben nem vagyunk biztosak benne, hogy vállalatunk GS1 tagvállalat-e és hogy rendelkezik-e már GS1 Cégprefixszel, lépjünk kapcsolatba a GS1 Magyarország ügyfélszolgálatával.

 
5. Ismerjük meg a GS1 eCom szabványokat

A GS1 számos oktatási, ismeretterjesztő segédanyagot kínál a GS1 eCom szabványokkal kapcsolatban (magyarul és angolul egyaránt). Ezek elérhetők a GS1 Magyarország honlapján, illetve ugyanott tájékozódhatunk a tantermi képzések időpontjairól és on-line jelentkezhetünk azokra.
 

6. Vizsgáljuk meg, melyik szabványra van szükségünk

A GS1 két szabványcsomagot kínál a GS1 eCom keretében:

  • GS1 EANCOM® – A GS1 szabványa a „klasszikus” EDI számára, az UN/EDIFACT egyszerűsített alkészlete
  • GS1 XML – Az XML nyelvet használja az üzleti üzenetek cseréjére az interneten keresztül

Az új GS1 eCom felhasználók számára a GS1 a GS1 XML szabványt ajánlja bevezetésre. Ugyanakkor, ha üzleti partnerünk már az EANCOM-ot használja, akkor indokolt lehet ennek a szabványnak a bevezetése.
A GS1 EANCOM-nak nagy felhasználói bázisa van világszerte, amit figyelembe kell vennünk a GS1 eCom szabványok közötti választáskor. A GS1 támogatja és karbantartja az EANCOM-ot az előrelátható jövőben.
 

7. Ellenőrizzük a GS1 Magyarországnál, hogy létezik-e magyarországi vagy szektor-specifikus profilja az EDI üzeneteknek

Az ún. üzenetprofilok teljesen kompatibilisek az „általános” üzenetszabvánnyal. Arról van szó, hogy az üzenetek egy adott felhasználói kör igényeire vannak szabva (például azáltal, hogy az üzenet opcionális elemei közül csak néhányat használ az adott csoport). Ezen üzenetprofilok dokumentációja gyakran ajánlásokat tartalmaz arra vonatkozóan, hogyan kell bevezetni a szabványt az adott szektorban vagy felhasználói körben, ezért gyakran Üzenet Bevezetési Útmutatónak (Message Implementation Guideline – MIG) vagy Felhasználói Útmutatónak nevezik őket.

Az EANCOM üzenetek közül az európai felhasználók számára elkészült az ORDERS (Megrendelés), DESADV (Szállítási értesítés) és INVOIC (Számla) üzeneteknek európai harmonizált profilja.
A GS1 Magyarország és az ECR Magyarország EDI munkacsoportja közös munkájának eredményeként a következő EANCOM üzenetek magyarországi profilja érhető el jelenleg a GS1 Magyarország weboldalán (www.gs1hu.org – ONLINE bejelentkezés után):

  • ORDERS (Megrendelés)
  • DESADV (Szállítási értesítés)
  • RECADV (Átvételi értesítés)
  • INVOIC (Számla)

Természetesen az általános GS1 eCom üzenetekhez is rendelkezésre állnak a felhasználói, üzenet bevezetési útmutatók.


8. Végezzünk gap analízist (rés elemzést) a cserélni kívánt adatok és a szabványos üzenetek vagy üzenetprofilok adattartalma között

A GS1 eCom szabványok valós felhasználói igények alapján kerültek kifejlesztésre, majd felülvizsgálatra a felhasználó vállalatok részéről. Ezért a kereskedelmi kapcsolatokban szükséges legtöbb információt lefedik. Ugyanakkor, ha eltérés van a felhasználói igény és a szabvány által lefedett adattartalom között, akkor a szabványt ennek megfelelően kell frissíteni.

Fontos megjegyezni, hogy eltérések lehetnek a vállalat és a GS1 által használt üzleti fogalmak között, miközben tartalmilag ugyanazokat az adatelemeket fedik le. Ezért az összehasonlítást az adat definíciók szerint kell elvégezni, nem pedig az üzleti fogalmak szerint. A gap analízis elvégzésében is kérhetjük a GS1 Magyarország kollégáinak segítségét.
A GS1 adat definíciói megtalálhatók a Globális Adatszótárban (Global Data Dictionary – GDD).

Ha eltérést találunk a saját adatigényünk és a GS1 üzenetek által lefedett adattartalom között, akkor ún. Változtatási Igényt (Change Request- CR) kell benyújtanunk a GS1 Globális Szabványkezelési Eljárása felé (GSMP – Global Standard Management Process) az üzenet módosítása vagy egy új üzenet kifejlesztése érdekében. Változtatási Igény a GSMP weboldalán közvetlenül is benyújtható, de tanácsos előbb megkeresni a helyi GS1 Tagszervezetet (GS1 Magyarországot), ahol segítséget kapunk a CR benyújtásával és kezelésével kapcsolatban.
 

9. Egyeztessük a törzsadatokat kereskedelmi partnerünkkel

A törzsadatok összehangolása nélkülözhetetlen lépése a GS1 eCom szabványok bevezetésének, mivel a törzsadatok nem szerepelnek újra és újra minden üzenetben, hanem a GS1 Azonosító Kulcsokkal hivatkozhatunk rájuk. Például a vevő és eladó neve és címe nem szerepel a Megrendelésben vagy a szállítási értesítésben, hanem egyszerűen a GLN (Global Location Number) számukkal hivatkozunk rájuk, ez jelenti a kulcsot a belső adatbázisokban található további adatokhoz.
Ez a megközelítés lehetővé teszi a redundáns adatok kiszűrését a kereskedelmi üzenetekből, biztosítja a hatékony adatfeldolgozást és jelentős költség-megtakarítást eredményez.

A GS1 három szabványos megoldást biztosít a törzsadatok partnerek közötti megosztásához, cseréjéhez:

  • A legegyszerűbb módszer a törzsadatok e-mailben vagy faxon keresztüli küldése. Ez megfelelő lehet a kevés GS1 eCom tapasztalattal rendelkező vállalatok számára. A bevezetés későbbi szakaszában, amikor a vállalat már kialakította a szükséges GS1 eCom infrastruktúrát, akkor a szabványos törzsadat-csere megoldásokat kell használni.
  • Törzsadat-üzenetek cseréje a két kereskedelmi partner között. Mindkét GS1 eCom szabványban megvannak a megfelelő törzsadat üzenetek ezen adatok cseréjére (PARTIN, PRICAT az EANCOM-ban, Trade Item, Party a GS1 XML-ben). Amikor a törzsadatokban bármilyen változás történik, akkor a megfelelő törzsadat üzenetet újra kell küldeni az új adatokkal a kereskedelmi partner felé.
  • A fenti, kétoldalú adatcsere jól működik korlátozott számú kereskedelmi partner esetén, de amint növekszik a partnerek száma, egyre nehezebb ezen üzenetek kezelése. A GS1 megoldása erre az esetre a Globális Adatszinkronizációs hálózat (Global Data Synchronization Network – GDSN), melyen keresztül a kereskedelmi partnerek megoszthatják egymással törzsadataikat úgy, hogy egyetlen ponton kapcsolódnak a hálózathoz és az adatmódosítások automatikusan közlésre kerülnek a partnerek felé. A GS1 Magyarország csatlakozást biztosít ehhez a hálózathoz saját adatbankján keresztül, melynek neve GS1 Perfect. Részletesebb információ a magyarországi adatbankról és a csatlakozási lehetőségekről a www.gs1perfect.hu weboldalon található.
     

10. Kezdjük el az adatcserét a GS1 eCom szabványok használatával

A GS1 eCom üzenetek cseréje előtt el kell végeznünk néhány technikai előkészületet.

  • Először is vásárolnunk kell egy szoftvert vagy szolgáltatást, amely támogatja a GS1 eCom szabványokat és megfelel az igényeinknek. A GS1, piac-semleges lévén, nem ajánl konkrét terméket, de a GS1 Magyarország weboldalán található egy lista az ilyen termékeket és szolgáltatásokat nyújtó vállalatokról (http://szolgaltatok.gs1hu.org). Mérjük fel a szolgáltatói piacot, fogalmazzuk meg igényeinket több ún. EDI szolgáltató számára, és kérjünk árajánlatot.
  • Dönthetünk úgy, hogy csak egy szoftvert vásárolunk, ami képes szabványos EDI üzenetek generálására. Az üzenetgeneráláshoz viszont át kell alakítanunk a belső adatbázisban (pl. az ERP rendszerben) tárolt adatokat a GS1 eCom-ot támogató szoftver által elfogadott formátumra. Ezt szintén végezheti EDI szolgáltató (szolgáltatási díj ellenében), de ha megfelelő programozói kapacitással rendelkezik vállalatunk, akkor házon belül is megoldhatjuk az átalakítást. Ennek eldöntése a rendelkezésre álló emberi és pénzügyi erőforrásoktól függ.
  • Üzleti partnerünknek tudnia kell, milyen technikai feltételeknek kell megfelelnie az üzleti adatok cseréjéhez. Ez az információ megadható az Adatcsere Megállapodás (Interchange Agreement) keretében, amit a partnereknek az adatcsere megkezdése előtt kötnek meg. Példák az Adatcsere Megállapodásra az alábbi dokumentumokban találhatók:
  • Amint megszületett az Adatcsere Megállapodás, szükség van az EDI infrastruktúra tesztelésére (beleértve az üzenetek tartalmát és a kommunikációt is).

Ha az összes teszt pozitív eredménnyel zárul, készen állunk az elektronikus adatcsere megkezdésére. Tudnunk kell, hogy a partnerek meghatározhatják, hogy milyen hosszú hibamentes tesztelési időszak után térnek rá az éles rendszerre.