EDI üzenetek
Elektronikus Számlázás
A magyarországi elektronikus számlázás alapja a GS1 (korábban EAN International) által fejlesztett elektronikus adatcsere (EDI = Electronic Data Interchange) szabvány, amely az EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) szabványok alkalmazásba vételi útmutatója. Fejlesztése az ENSZ támogatásával történt.
A magyarországi felhasználás alapjainak megteremtése 2000-ben kezdődött az ECR (Efficient Consumer Response) Magyarország tagvállalatai körében megkezdett egyeztetésekkel. Az általuk létrehozott munkacsoport és a GS1 Magyarország munkatársainak többéves munkájával született meg a magyarországi elektronikus számlázás (INVOIC üzenet) dokumentációja, amely letölthető honlapunk online oldaláról.
Vonatkozó jogszabályok
Az elektronikus számla kibocsátással, befogadással és megőrzéssel kapcsolatos alapvető rendelkezéseket az alábbi jogszabályok tartalmazzák:
• 2000. évi C. törvény a számvitelről
• 2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról
• 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról
• 2008. évi VII. törvény egyes adótörvények módosításáról
• 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról
• 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről
• 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól
Az elektronikus számlázás jogszabályi követelményeiről szóló, 2009. októberében megjelent APEH közlemény innen letölthető.
Elektronikus rendelés-feladás
Amikor az 1990-es években az elektronikus adatcsere kezdett elterjedni Magyarországon, a rendszert bevezető cégek praktikus okokból az elektronikus rendelés-feladásra helyezték a hangsúlyt. Az ORDERS üzenet (Purchase order message) bevezetése egyrészt számos gyakorlati, kézzelfogható előnnyel járt (egy olyan folyamatot egyszerűsített le, amelyet viszonylag könnyen lehet automatizálni, jelentősen lecsökkentve a papírmunkát, az adminisztrációs költségeket), másrészt a jogi szabályozáshoz való alkalmazkodás sem jelentett problémát. Ennek következtében ma Magyarországon az ORDERS a legelterjedtebb elektronikus adatcsere üzenet, ugyanakkor ennek a korai és gyors elterjedésnek a következménye az is, hogy az 1990-es években még egymáshoz kevésbé szorosan kapcsolódó ellátási láncokban az üzenetszabvány különböző formái terjedtek el.
A GS1 Magyarország 2008-ban elkészítette az elektronikus rendelés-feladás üzenet harmonizált változatának dokumentációját, amely segítséget nyújthat az elektronikus adatcserét újonnan alkalmazó cégek számára a rendszert már használó ellátási láncokba való minél gyorsabb és hatékonyabb integrációra. A harmonizált ORDERS üzenetszabvány letölthető honlapunk online oldaláról.
Elektronikus szállítólevél és áruátvételi jegy
Az elektronikus adatcsere üzenetei természetesen a gazdasági folyamatok logikája szerint épülnek fel, és kapcsolódnak egymáshoz. Így az elektronikus rendelés-feladás (ORDERS üzenet) és számlázás (INVOIC üzenet) közötti kapcsolatot az elektronikus szállítólevél (DESADV üzenet) és az elektronikus áruátvételi jegy (RECADV üzenet) teremti meg.
Leegyszerűsítve tekintve a folyamatot, az elektronikus szállítólevél üzenet (Despatch Advice message) a partner rendelésének (ORDERS) kielégítésére szolgáló szállítmányról tartalmaz információkat. Az elektronikus szállítólevelet a szállítmány megérkezése előtt megkapja a partner, így előzetes információkhoz jut a szállítmány pontos tartalmáról, összetételéről, várható érkezési idejéről. Ennek köszönhetően felkészülhet a szállítmány fogadására saját telephelyén, illetve nemzetközi szállítás esetén megteheti a szükséges lépéseket a vámkezelés előkészítéséhez.
Az elektronikus áruátvételi jegy (Receiving Advice message) a beérkezett szállítmány átvételét igazolja a szállító partner felé, olyan információkat nyújtva így a partnernek, amelyek az elektronikus számla (INVOIC) kibocsátásának alapját képezik. A RECADV üzenetben tehát a vállalat egyrészt az áru átvételéről ad visszaigazolást, másrészt jelzi az esetleges eltéréseket a beérkezett szállítmány és a szállítólevél tartalma között, illetve a feladott rendelés és a beérkezett szállítmány között.
Az ECR Magyarország tagvállalatai és a GS1 Magyarország között folytatott egyeztetések eredményeként az ECR EDI Munkacsoportja 2008. január 16-án elfogadta az elektronikus szállítólevél (DESADV) és az elektronikus átvételi jegy (RECADV) magyarországi profiljának 1.0 verzióját. Mindkét dokumentum (angol nyelven) letölthető honlapunk online oldaláról.